In der Geschäftswelt sind schnelle Prozesse und ein reibungsloser Informationsfluss der Schlüssel zum Erfolg. Doch überquellende Aktenordner, verlorene Dokumente und langwierige Suchvorgänge bremsen den Arbeitsalltag aus. Die Lösung? Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das Ihre Dokumente digital verwaltet, revisionssicher archiviert und blitzschnell abrufbar macht.
Warum ein DMS?
Ein DMS macht Schluss mit ineffizienten Papierbergen und sorgt für eine geordnete, digitale Ablage. Dokumente werden zentral gespeichert, intelligent organisiert und mit leistungsstarken Suchfunktionen im Handumdrehen gefunden. Unternehmen profitieren so nicht nur von einer besseren Übersicht, sondern auch von mehr Sicherheit und einer optimierten Zusammenarbeit.
Der digitale Prozess mit einem DMS
1. Der Rechnungseingang
Spätestens seit Einführung der E-Rechnung werden immer mehr Rechnungen auf digitalem Wege versendet. Um so sinnvoller ist es, den digitalen Rechnungseingang auch digital weiterzuverarbeiten!
Ist ein zentrales Rechnungs-Postfach vorhanden? Um so besser! Das DMS ruft die eingehenden E-Mails samt Anhang automatisch ab und bereitet sie im DMS auf. Das gilt für alle gängigen E-Rechnungsformate!
Einige Anbieter wie Telekom oder Amazon stellen die Rechnungen in ihren Portalen bereit. Hierfür gibt es smarte Tools wie Invoicefetcher, die diese Rechnungen automatisiert abrufen und dem DMS bereitstellen. Selbstverständlich können auch noch Papier-Rechnungen verarbeitet werden! Einmal eingescannt und hochgeladen - schon stehen sie für die digitale Weiterverarbeitung zur Verfügung. Statt mühsam in Aktenordnern zu blättern, stehen auf diese Weise alle Dokumente zentral zur Verfügung – und sind jederzeit von überall abrufbar. Und wenn mal ein Beleg gesucht wird, stellt die Volltextsuche sicher, das der Beleg auch gefunden wird!
2. Rechnungsfreigabeprozess
Die Zeit, in der Papierbelege zur Kontrolle durch die Büros gegeben werden ist vorbei! Dokumentenmanagementsysteme können diesen Prozess digital und individuell abbilden.
Hier ein Beispielprozess in dem eine Eingangsrechnung fachlich und inhaltlich geprüft werden soll: Die Beleg wird aus dem E-Mail-Postfach abgerufen. Ein Mitarbeiter ordnet den Beleg dem Workflow "Fachabteilung + Geschäftsführung" zu. Nun erhalten die im Workflow hinterlegten Personen aus der Fachabteilung und der Geschäftsführung eine Benachrichtigung zur Freigabe. Der Beleg muss in beiden Bereichen von jeweils einer Person freigegeben werden. Ist das geschehen, wird der Beleg der Buchführung zugeordnet. Wird der Beleg abgelehnt, wird wer mit einer Notiz und ggf. einer Aufgabe versehen dem Mitarbeiter vom Anfang zugewiesen.
Auf diese Weise geht kein Beleg mehr unter und der Prozess spart viel Zeit.
3. Vorkontieren und Kostenstellen erfassen
Zur Vorbereitung der Buchführung können die Eingangsrechnungen bereits im DMS kontiert und mit Kostenstellen versehen werden, bevor sie an DATEV Unternehmen online übergeben werden. Je nach DMS lassen sich die Belge auch mit Künstlicher Intelligenz bearbeiten und erfassen, sodass die Konten und Kostenstellen nur noch kontrolliert werden müssen.
4. Rechnungsausgang
Ganz egal mit welchem System Rechnungen geschrieben werden - mit Hilfe von Schnittstellen können die meisten ERP- und Warenwirtschaftssysteme oder Rechnungsprogramme angebunden werden. Auf diese Weise können auch die Ausgangsrechnungen im DMS archiviert und über die Volltextsuche durchsucht werden.
5. Vertragsmanagement
Kein Überblick über laufende Verträge? Mit dem Vertragsmanagement im DMS kein Problem! Verträge werden mit Zeiträumen, Fristen, Aufgaben, Benachrichtigungen oder anderen Angaben hinterlegt, damit wirklich nichts mehr untergeht.
Revisionssicherheit und DSGVO-Konformität
Datenschutz ist entscheidend. Unser DMS speichert Dokumente revisionssicher und erfüllt höchste Sicherheitsstandards sowie gesetzliche Vorgaben. So sind Ihre sensiblen Daten bestens geschützt.
Kosteneinsparung und Nachhaltigkeit
Weniger Papier bedeutet weniger Druckkosten – und das schont nicht nur das Budget, sondern auch die Umwelt. Digitale Prozesse steigern also nicht nur die Effizienz, sondern tragen auch zur Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens bei.
Schluss mit Papierchaos – So optimieren Sie Ihr Dokumentenmanagement